Agile & scrum

Meer leveren in minder tijd… Agile & Scrum in de praktijk

Zouden we niet gewoon allemaal meer willen leveren in minder tijd? En daarmee bedoel ik niet nog harder willen werken, maar gewoon meer willen leveren in minder tijd! Meer leveren in minder tijd… dat kan namelijk ook door minder te leveren van wat eigenlijk niet wordt gevraagd.

Een voorbeeldje uit mijn eigen gevarieerde praktijk. Ik kreeg laatst de vraag van een burgemeester van een middelgrote gemeente ergens in het westen van het land of ik ze precies met dit vraagstuk kon helpen. Althans, dat werd uiteindelijk mijn interpretatie van haar vraag.

Haar vraag luidde namelijk als volgt:

“Kun je me helpen om een goede strategische sessie te doen met een belangrijke partner in de stad?”

Tja… dus als burgemeester van deze stad, wil jij graag een succesvolle sessie hebben met een belangrijke strategische partner in de stad, zodat …? En dus…? Dat was meteen de beroepsdeformatie in mijn hoofd. Met welke User Story heb ik hier te maken? Welke waarde moet die succesvolle sessie dan opleveren voor de stad? En wanneer istie dan succesvol? Doorvragen dus!

Het bleek te gaan om een prioriteringsvraagstuk, namelijk hoe kunnen wij als college van Burgemeester en Wethouders, onze partner nu voeden met dé belangrijkste vraagstukken uit de stad waar zij ons mee kunnen helpen bij de realisatie ervan. Zodat we samen onze stad een stuk mooier kunnen maken voor de inwoners!

Mijn antwoord op haar vraag luidde als volgt:

“Natuurlijk kan ik u daar mee helpen, graag zelfs! Ik schat in dat we 1,5 uur de tijd nodig hebben om tot een mooie geprioriteerde backlog te komen van de belangrijkste User Stories vanuit uw mooie stad!”

In een omgeving, waar héél lang zittend vergaderen op basis van overvolle agenda’s de norm is, waar het doorschuiven van agendapunten eerder regel dan uitzondering is, en waar kennis delen zeker niet altijd macht is, ging ik aan de slag met het schrijven van user stories en het spelen van scrumpoker! Aan een statafel met een bakkie nootjes.

Vanaf het moment van binnenkomst zag ik een mix van verwarring en blijdschap op de gezichten van de bestuurders van deze stad verschijnen. En dat was precies mijn bedoeling, geen business as usual vandaag! En voor mij het moment om direct de eerste timebox in te stellen: we hebben 30 minuten om alle user stories te vertellen.  Verhelderende vragen stellen mag, maar geen discussies nu!

En de volgende timebox: we hebben 60 minuten om alle user stories in te schatten op waarde voor de stad en haar inwoners. Iedereen een setje scrumpoker kaarten met de welbekende fibonaccireeks en aan de slag. En ja, nu gaan we een gerichte discussie voeren! Tussen de uitersten, degene die de hoogste en de laagste scrumpoker kaart hebben opgegooid. Nu we deze kennis en informatie met elkaar hebben uitgewisseld, allemaal opnieuw opgooien! En de gemiddelde score noteren we als de waarde voor de stad!

Vreemd en onwennig zag ik de mannen en vrouwen in het begin rondom mijn statafeltje staan met hun setje kaarten. “Wat wil die malloot nu eigenlijk met ons? “, dacht ik ze te zien denken. Maar na elke ronde van inschatting steeg het enthousiasme, werd de gedeelde informatie steeds gedetailleerder en transparanter en werden de inschattingen steeds nauwkeuriger. De euforie steeg naar ongekende hoogte toen bleek dat we binnen 1,5 uur met zijn allen erin waren geslaagd het resultaat te bereiken waar normaliter weken van lang zittend en zwoegend vergaderen voor nodig was. En de strategisch partner was blij, met een behapbare lijst van enkel de belangrijkste verhalen vanuit de stad! Meer leveren in minder tijd…

Geen reactie's

Geef een reactie