10-03-2016

Continu verbeteren

Van oudsher vooral gebruikt in productieomgevingen, maar inmiddels ook niet meer weg te denken in de dienstverlening en de zorg: Lean, wereldwijd de snelst opkomende verbetermethode. Maar wat is Lean nu eigenlijk? En: wat kan het voor u en uw organisatie betekenen? In een serie korte artikelen geven we u voorbeelden van praktische toepassingen. Vandaag de ©Lean Desk Policy: hoe optimalisatie van uw werkplek bijdraagt aan het behalen van organisatiedoelen.

©Lean Desk Policy: optimale workflow, tevreden klanten

Een bureau in een kantoortuin, een werkbank in een loods, misschien zelfs wel uw auto: werkplekken zijn er in allerlei soorten en maten. Al die verschillende soorten werkplekken hebben één ding gemeen: ze bepalen voor een groot deel hoe goed u uw werk kunt doen. Een opgeruimde, optimaal ingerichte werkplek draagt bij aan het behalen van uw organisatiedoelen.

Bij het zo goed mogelijk inrichten van uw werkplek maken wij gebruik van ©Lean Desk Policy. Uiteraard speelt de optimalisatiemethode Lean hierbinnen een belangrijke rol. Lean gaat over voortdurende, gezamenlijke verbetering, met één ultiem doel: streven naar perfectie. De principes van Lean kunnen we dan ook prima toepassen op uw werkplek.

Eerst kijken we naar het eerste principe van Lean: het leveren van klantwaarde. Neem uw klant voor ogen en vraag uzelf af: wat zie ik in mijn werkomgeving dat essentieel is in het leveren van waarde voor mijn klant? Zie ik dingen waar ik niet omheen kan? Of ontbreken er juist dingen die ik wel zou moeten hebben? Staan er spullen in mijn werkomgeving die niets toevoegen? Probeer eens een indeling in uw hoofd te maken.

Optimale flow

Een ander belangrijk principe van Lean is ‘flow’. Dat wil zeggen dat u, zodra u aan het werk gaat voor uw klant, alles in één vloeiende beweging kunt doen (zonder opstoppingen die voor de klant geen waarde toevoegen). Werkt u in een productieomgeving? Kijk dan goed of het product dat u maakt of bewerkt in een logische lijn over uw werkplek heen beweegt. Heeft u altijd alles op het juiste moment bij de hand om te kunnen werken? In een dienstverlenende omgeving heeft u waarschijnlijk behoefte aan de juiste informatie op het juiste moment. Bijvoorbeeld om een aanvraag te kunnen behandelen of aan een dossier te kunnen werken. Voegt alles in uw omgeving op het juiste moment waarde toe?

De vijf S’en voor een optimale inrichting

We gaan de werkomgeving concreet inrichten Dat doen we aan de hand van een beproefd Lean-hulpmiddel: de 5S-methode.

· Scheiden: ga goed na wat u wel en niet kunt gebruiken. Verwijder wat u niet nodig heeft.

· Schikken: vind de juiste plek voor uw spullen.

· Schoonmaken: houd alles schoon en pleeg onderhoud.

· Standaardiseren: zorg voor kwaliteit en routine als het gaat om de eerste 3 stappen van 5S.

· In Standhouden: houd uw routine vol en blijf regelmatig meten en vooral ook verbeteren.

Het resultaat: een goed georganiseerde werkplek die ervoor zorgt dat u optimale klantwaarde kunt leveren. U bent minder tijd kwijt aan onnodig bewegen en zoeken. Bovendien is de kans op fouten een stuk kleiner geworden. Fouten zorgen vaak voor extra onnodige controles, herwerk en ontevreden klanten. Dit kost u tijd en geld!

©Lean Desk Policy samengevat:

– een schone en overzichtelijke werkplek

– waarin uw werkzaamheden in een logische flow bewegen

– waar u ondersteund wordt in het continu verbeteren van uw werkzaamheden

– zodat u iedere dag optimale klantwaarde kunt leveren!