10-03-2016

De versnelling

Durft u de “Kaikaku” aan?

Sinds jaar en dag weer werken wij mee aan diverse verbeterprojecten. Het gaat over procesverbeteringen, teambuilding, innovatie, Business Intelligence of klantbeleving. Dit alles om de performance van organisaties te vergroten. Inmiddels weet ik ook dat al deze activiteiten enorm veel tijd kosten. Vaker dan gedacht komt het daarom voor dat de gewenste verbetering al niet meer relevant is wanneer deze gerealiseerd wordt. En steeds vaker komt het voor dat de klantbehoeften sneller verschuiven en veranderen. Wij werken daarom graag met Kaikaku. Een methodiek die een korte en krachtige investering vraagt van de organisatie, maar veelal een dubbel zo grote opbrengst oplevert. In maar liefst 5 dagen…Durft u het aan?

Lange innovatie nekt de kansen op de markt

Op de vakbeurs Zorgtotaal in Utrecht vroegen we een aantal innovators hoe lang zij bezig zijn geweest met de innovatie van hun product . Een wilde variatie van 2 tot 5 jaar was het antwoord. Als we dan doorvroegen waar deze tijd in had gezeten, kwam een ingewikkeld proces naar voren met verspillingen zoals rework, wachten en bijstellen van de “requirements”. Sommige eigenaren en managers die we spraken stelden zelfs vast dat ze niet overal tegelijk mee bezig konden zijn en daardoor eigenhandig het proces wel eens vertraagden. Onze vraag is dan; je stelt op dit moment een behoefte vast van een (potentiele) klant.. welke garantie is er dan nog dat deze behoefte nog aanwezig is over vijf jaar? Loop je dan niet achter de feiten aan? Of geef je concurrenten niet de kans om je voor te zijn?

Op het juiste moment verbeteren is een kwestie van plannen en timing..en vooruit denken

Met de komst van Lean worden medewerkers actiever betrokken in procesverbeteringen, dat is een goede beweging. Maar met de komst met dit fenomeen stelde ik een paar jaar geleden al een aantal nieuwe problemen vast. Afdelingen die “geleaned” zijn worden overspoeld met verbeteringen en kaizens. Het kost moeite om focus te houden. Medewerkers worden diverse keren uit hun dagelijks werk gehaald met als gevolg een gevoel van onvrede, gebrek aan focus. Daar waar de kaizen soms cruciale verbetering in de performance moet brengen, hebben bedrijven het moeilijk om de benodigde verbetering daadwerkelijk zichtbaar te verzilveren. Bedrijven nemen overigens zelden “verbetertijd” op in het budget of in de takenpakket van medewerkers. Tijd investeren in het verbeteren van processen staat soms haaks op hun dagelijkse targets. Ga maar eens terug naar een organisatie dat een Lean traject heeft doorstaan. Ziet u nog actieve verbetersessies op uw afdeling? Krijgen medewerkers echt de ruimte en tijd om te verbeteren? De praktijk laat zien dat dit zelden is. Organisaties verbeteren krampachtig via enkele sleutelfiguren. De kosten en baten zijn daardoor veelal uit balans, doorlooptijden zijn te lang en zo maken we mee dat de tijd de problemen heeft achterhaald.

Ook in vernieuwingstrajecten vinden we verspillingen

De constatering is dat wij ook in de processen van innovatie, vernieuwing en in de Kaizens veel verspillingen zien. Bij de innovatie zijn vooral afstanden tussen de diverse schakels in het innovatieproces een pijnpunt. Een ontwikkelaar zit in de andere kant van het land (of soms in een ander land) en klanten worden te laat (of soms niet!) betrokken in het geheel zodat er veel ontwerpen de vuilnisbak in moeten. Bij verbetertrajecten zien we ongemotiveerde medewerkers (successen blijven maar uit) en weinig focus. We zien de motivatie gedurende het traject gestaag afnemen.

Weet u het zeker?

Hoe zeker bent u van uw onderzoek, en pakt u met Lean echt de grondoorzaken aan? Gebrek aan tijd, drukte en te weinig data maken dat we klanten tegenkomen die te snel keuzes maken. Vergeten de klant te vragen en vragen ze zich onvoldoende af of de verzamelde data wel significant is. Te vaak komen we in bedrijven waar alleen “de verspillingen versie van Lean” is uitgerold. Men heeft hierdoor alleen aandacht voor korte-termijn oplossingen. Na een tijd merkt u weinig verschil in uw performance. Lean zakt dan onterecht weg. In deze tijd is het volgens ons cruciaal direct naar de grondoorzaak te gaan. Daarvoor moet u verbanden leggen die significant zijn. Dat kost tijd, maar deze tijd kunt u ook anders insteken dan u wellicht gewend bent.

Verbeteren met impact, genereer een doorbraak

Wij weten dat Kaikaku dé manier is om snel, kort en krachtig te verbeteren. Kaikaku; verbeteren ten goede, maar dan met een grote stap. Het genereert een doorbraak. Neem het bedrijf IDEO in de Verenigde Staten. Zij hebben al deze hindernissen overwonnen door de verspillingen uit het innovatie/verbeterproces te halen. Door alle betrokken mensen vijf dagen in één ruimte te zetten, is het resultaat verbluffend. Na deze vijf dagen is er een nieuw prototype op de markt. Diverse verspillingen worden on the spot weggenomen en besproken. Het team wordt intensief begeleid, want dat is nodig. Zowel qua faciliteiten als mentaal. Het effect is echter prachtig. Medewerkers, veelal high potentials, zijn tot op het bot gemotiveerd en dat blijven ze. Vooral als ze na een korte tijd al het resultaat zien van hun inspanningen. Klanten worden actief betrokken in deze Kaikaku en zo wordt heel kort cyclisch gewerkt aan verbetering van de kwaliteit. Met statische analyses worden krachtige verbanden gelegd waardoor u direct aan de juiste “knoppen” draait.

Samenwerking

Door de intensieve samenwerking (in het team en de keten) wordt er direct gewerkt aan verbetering van de samenwerking, cultuur en het resultaat. Kunt u uw (beste) medewerkers niet 5 dagen missen? Wij van ID@5 zien het ook als een training, wij leren de medewerkers direct de basis van Lean en Six Sigma. Dubbele winst, dubbele doorbraak. Wij denken uitermate geschikt voor de dienstverlening. Een versnelling van uw broodnodige innovatie. Durft u het aan?